Recadrer la façon dont nous voyons les e-mails peut réduire la surcharge et améliorer la productivité.
Le courrier électronique est devenu un système de communication courant dans la plupart des pratiques professionnelles. À l'origine, le courrier électronique était considéré comme une forme de communication qui améliorerait considérablement notre façon de travailler. Pourtant, il semble que le courrier électronique ait réquisitionné la majeure partie de notre journée de travail tout en s'insinuant dans notre vie en dehors du travail à un rythme alarmant.
La plus grande idée fausse sur les e-mails
Certains considèrent le courrier électronique comme une forme de communication asynchrone. De par sa nature même, le courrier électronique est destiné à être une communication asynchrone. Il est censé être hors ligne.
Pourtant, de nombreuses personnes traitent et utilisent le courrier électronique comme une forme de communication synchrone. Nous ressentons une pression pour répondre ou nous sentons accablés par le volume d'e-mails parce que nous pensons que la personne nous attend.
Voici quelques idées pour aborder le courrier électronique différemment.
Ne vous laissez pas submerger.
Le courrier électronique est un outil qui peut aussi être une distraction. La désactivation des notifications ou le regroupement des e-mails à certains moments de la journée de travail est une meilleure pratique pour le temps consacré aux tâches et l'amélioration des flux de travail. Les e-mails sont également un espace réservé dans l'agenda de tous. Ce n'est pas votre ordre du jour.
Ayez une approche par courrier électronique.
Assurez-vous également de communiquer vos « pratiques de réponse ». Cela peut être utile pour minimiser les personnes qui vous envoient plusieurs suivis qui encombrent votre boîte de réception. Discutez avec votre superviseur et votre équipe de votre gestion du courrier électronique. Faites-leur savoir que vous avez des temps de travail dédié.
Réalisez que les choses peuvent rester dans nos boîtes de réception plus longtemps que nous ne le pensons.
Vous ne jouez pas dans "Mission Impossible". Il n'y a pas de règle associée : « ce message s'autodétruira dans cinq secondes ». Les messages seront là lorsque vous serez prêt à les aborder. Prenez le temps et reconnaissez que nous devons nous donner une plus grande fenêtre de réponse. Encore une fois, le courrier électronique est une communication asynchrone. Si vous ou votre équipe avez besoin d'outils de communication synchrone, utilisez des outils spécialement conçus pour cela.
Commencez votre journée de travail avec une tâche à accomplir en dehors du courrier électronique.
Lire et répondre aux e-mails peut être une perte d'énergie car cela implique souvent de vous entraîner dans plusieurs directions ou de réfléchir à de nombreuses facettes de votre travail. Si tout est une priorité, alors rien ne peut être une priorité. Je vous invite à effectuer une tâche pour commencer votre journée avant d'ouvrir le courrier électronique. Choisissez quelque chose de simple. Faites-le avant d'entrer dans le domaine perdu depuis longtemps des e-mails. Cela vous donnera un sentiment d'efficacité. Cela vous aidera à vous sentir productif.
Assurez-vous que le dernier e-mail que vous envoyez fait sourire quelqu'un.
Le courrier électronique peut être un outil utile pour partager votre appréciation et diffuser des pensées positives. L'une de mes pratiques préférées est de m'assurer que le dernier e-mail que j'envoie pour la journée a l'intention de faire sourire quelqu'un ou d'égayer sa journée. Terminez votre journée en apportant un tout petit peu de joie, un peu de lumière, voire un moment de gaieté à la personne qui le recevra.
Le courrier électronique fait partie intégrante de nos pratiques professionnelles, mais il n'a pas à dicter la façon dont vous faites votre travail.
Essayez de faire en sorte que votre temps dans les e-mails soit bref et que votre temps consacré à la tâche, réellement le travail, soit abondant et utile.