S'il y a un domaine dans lequel la plupart des êtres humains semblent avoir du mal, que ce soit dans un environnement personnel ou professionnel, c'est bien celui de la communication. Vous êtes certain d'avoir été clair, mais votre partenaire avait une interprétation différente. Votre patron prétend qu'il a donné des objectifs précis mais vous ne savez pas exactement ce que vous êtes censé faire.
Voici cinq clés pour communiquer plus efficacement dans n'importe quelle situation.
1. Commencez par définir l'objectif escompté de l'interaction.
Que voulez-vous qu'il se passe une fois que la personne vous a écouté? Vous espérez un accord sur quelque chose, y a-t-il une décision à prendre, une information à faire passer, une vente à conclure, ou simplement un besoin d'écoute, de soutien ? Au lieu d'espérer que l'autre lise dans vos pensées, dites-lui ce dont vous avez besoin.
2. Tenez compte de votre public et de ses besoins ou filtres.
Si vous savez que quelqu'un va résister à quelque chose, ou si vous savez que son point de vue est différent, ou s'il passe une mauvaise journée ou se débat avec quelque chose dans sa vie, façonnez vos commentaires et votre communication pour en tenir compte. Par exemple, si votre entreprise connaît des licenciements et que votre patron est stressé à cause des budgets et des soucis financiers, mais que vous voulez demander une augmentation, vous approchez votre patron calmement, reconnaissant la position dans laquelle votre demande pourrait le placer. Vous serez ainsi mieux entendu.
3. Organisez vos pensées et divisez vos informations à livrer.
Si votre auditeur doit suivre une ligne de pensée aléatoire et désorganisée, il passera trop de temps à essayer d'interpréter vos mots. Facilitez-lui la tâche en préparant à l'avance et en organisant votre discours. Par exemple, avec votre patron: "Je voudrais discuter des raisons pour lesquelles je crois que je mérite une augmentation, et je comprends bien les préoccupations financières de l'entreprise en ce moment. Je vais tout d'abord revenir sur 3 points : (1) mes réalisations au cours des 3 dernières années dans mon poste, (2) pourquoi ma demande d'augmentation est cohérente avec d'autres postes, et (3) comment une augmentation potentielle pourrait être échelonnée compte tenu du climat actuel au sein de l'entreprise. De cette façon, vous informez votre auditeur non seulement du résultat, mais également de la manière dont vous accomplirez ce dont vous allez discuter. Plus votre parole sera organisée, plus il sera aisé pour votre auditeur de vous suivre.
4. Donnez un contexte et donnez de l'importance à votre public.
Si vous essayez d'attirer l'attention, vous devez connecter vos informations à un sujet qui tient à cœur de votre auditeur. Créez un scénario, un exemple ou une histoire qui les aidera à comprendre votre propos. Cela ne convient pas toujours, mais quand c'est le cas, cela est un moyen puissant de connecter votre public à votre message. Faites attention à ne pas faire cela de façon insensée, par exemple: "Je voudrais une augmentation parce que John gagne plus d'argent que moi dans l'entreprise et je pense que je mérite autant." Essayez plutôt: "Je sais qu'il pourrait être difficile d'envisager de me donner une augmentation lorsque nous sommes confrontés à des problèmes financiers, mais vous vous souvenez peut-être il y a trois ans, lorsque vous aviez donné à Sarah l'augmentation qu'elle méritait, elle était reconnue comme une forte contributrice à l'entreprise et à cette occasion, vous avez également été reconnu comme quelqu'un qui récompense les membres de son équipe. Il est peut-être possible de créer une situation où cela se reproduira ici." L'histoire ou l'exemple doit correspondre au scénario (et il doit être réel). Plus vous parlerez du public, plutôt que de vous, plus vous attirerez son attention.
5. Assurez-vous à la fin de la communication que vous êtes bien d'accord avec votre interlocuteur.
Si vous définissez l'objectif dès le début, vous pouvez vous permettre de terminer en demandant la réponse. Soyez clair sur les communications importantes et résumez la fin en convenant que vous avez atteint le résultat.