En 1996, le PDG de Motorola expliquait lors d'une conférence qu'il n'y avait plus de place dans son entreprise pour un ingénieur qui ne pouvait pas travailler en équipe. Près de 10 ans plus tard, Steve Jobs déclarait dans « 60 Minutes » que « les grandes choses dans les affaires ne sont jamais faites par une seule personne ; elles sont effectuées par une équipe. »
Nous vivons l'ère de la collaboration dans la plupart des lieux de travail. Bien que la collaboration présente de grands avantages pour les employés et les organisations, elle peut également être épuisante et contre-productive si elle est sur-utilisée ou utilisée de manière inappropriée.
Les réunions sont l'un des outils de collaboration les plus courants sur le lieu de travail. Cependant, le degré de collaboration qui se fait réellement dans de nombreuses réunions est discutable.
Plus des deux tiers des employés estiment que les réunions interfèrent avec leur capacité à faire leur travail.
La plupart des employés déclarent être submergés par des réunions et une collaboration constantes au travail.
Pour aider à mieux comprendre ce problème et à remettre leurs équipes sur la bonne voie, les responsables peuvent établir des périodes sans réunion et déterminer qui doit réellement être inclus dans les réunions.
Des recherches ont montré que les entreprises aux revenus les plus faibles ont tendance à se répartir en deux groupes : celles qui organisent le moins de réunions et celles qui organisent le plus de réunions. En d'autres termes, les entreprises doivent trouver le bon endroit où l'information circule entre les employés mais où les horaires ne sont pas surchargés.
Des preuves récentes suggèrent que l'équilibre idéal consiste à compiler les réunions sur deux jours de la semaine, laissant trois jours sans réunion.
Il a été montré sur 76 entreprises de plus de 1 000 employés que la réduction des réunions de 20% :
améliore la productivité de 35%,
augmente la coopération de 15 %,
réduit le stress de 26 %
et finalement améliore le bien-être des employés de 48 %.
Depuis de nombreuses années, la recherche a montré que les employés qui assistent à de nombreuses réunions se sentent épuisés. L'utilisation croissante des réunions virtuelles inflige une fatigue supplémentaire.
Une étude récente a révélé qu'il existe une solution simple pour réduire la fatigue des réunions virtuelles : le fait de ne pas obliger le participant à allumer sa caméra.
En conclusion, il reste évident que le travail d'équipe est précieux. Cependant, la véritable collaboration ne viendra jamais d'un afflux de réunions, qui plus est virtuelles. Au contraire, vous serez surpris de voir à quel point la réduction des réunions encouragera une véritable collaboration au sein de votre organisation.